Системный анализ и простота в менеджменте

Каждый раз, когда мы получаем запрос на действие, когда нам ставят задачу что-либо сделать, хорошей привычкой будет понять сначала, для чего это нужно. А если не понятно - просто спросить. Это позволяет предложить самое простое и эффективное решение задачи.

Однажды мой клиент попросил высылать дополнительные еженедельные отчеты по почте. Спросив зачем это нужно, я узнал, что он хочет показывать свежие данные и прогресс своему руководству. В ответ я предложил создать онлайн страничку на wiki со статусом, которую я регулярно буду обновлять. При этом мне это стоило пару минут обновить статус сразу же, если что-то поменялось, вместо того, чтобы собирать данные за неделю и отправлять отчет по почте. Для него же стало возможно в ЛЮБОЙ момент иметь свежий статус онлайн. 
В какой-то момент я перестал получать комментарии по онлайн отчетам. Тогда я спросил, представляет ли страничка со статусом еще какой-либо интерес (я решил еще больше упростить отчет - перестать его писать :)). Я не знал, может быть, изначальная задача уже решена, и можно прекратить делать эти действия по инерции. В ответ я получил ответ, что отчетами постоянно пользуются, и стоит и дальше продолжать обновлять статус, просто комментировать было не чего - и так все понятно.

С другой же стороны, на мой взгляд, хорошим качеством менеджера является умение объяснить людям, для чего ставится та или иная задача. Это позволяет исполнителю предложить решение задачи более простым, эффективным и удобным для всех способом, о котором менеджер мог и не задумываться.

Я вижу, что менеджеров часто наоборот учат ставить задачи наиболее четко и подробно, чтобы исполнителю нужно было просто выполнить указанные манипуляции. Рассказать же свою изначальную цель для менеджера - означает раскрыть свою магию "руководства" и "управления" и стать обычным человеком. Но как показывает практика, это и ценится в руководителе.

Наибольшую ценность в людях представляет не исполнительность, как таковая, а способность решать задачи. И важно находить и ценить людей, которые могут это делать - это уже умение, которое нужно развивать самим менеджерам. Апогеем же этого является умение найти человека, способного решить задачу еще до того, как сам менеджер ее осознал.

Миф об эффективности больших партий

У большинства людей до сих пор в головах живет мысль, что наиболее эффективно выполнять работу большими партиями.

Например, представим себе конструкторский отдел, который разрабатывает чертежи, по которым затем делается какое-либо сложное новое техническое изделие, скажем робот-уборщица. Большинство конструкторов предпочтет вариант работы, когда они полностью подготовят 30 чертежей на все запчасти и уже потом передадут все чертежи разом инженерам. Это позволяет конструктору развивать свой 1 навык, чувствовать постоянный фокус и личную ответственность за свой этап работы по созданию изделия, работать, не отвлекаясь. И все выглядит логично для руководства проекта по созданию робота. Но в реальности такой подход при своей кажущейся эффективности одного этапа в целом замедляет процесс создания робота. На самом деле, когда чертежи попадают в руки инженеров, те начинаю задавать множество вопросов конструкторам, которые в свою очередь уже заняты другим проектом, потеряв суть чертежей робота-уборщицы. Они очень неохотно отвечают на вопросы инженеров, т.к. это отвлекает их от нового проекта, ссылаясь на то, что все есть в чертежах. В результате конструктор все равно не может эффективно работать над новым проектом, при этом замедляя еще процесс создания робота. Если конструктор занят, инженерам часто приходится самим переделывать чертежи на основе своего понимания и ограничений, которые у них есть. Вот почему готовые изделия бывает не соответствуют изначальным проектам. 

Это называется подходом больших партий.

Обычно мнение об эффективности больших партий настолько сильно, что мы сами виним себя, что не успеваем что-то сделать, если нас отвлекают по уже, казалось бы, пройденным моментам и прошлым задачам. Нам приходится работать все большими партиями, чтобы оправдать большую нагрузку - "снежный ком больших партий" (термин, который я подглядел в книге Эрика Риса "Бизнес с нуля. Метод Lean Startup...") продолжает нарастать. Все вкладываются в первую версию/экспериментальную модель робота-уборщицы настолько, что часто возникают ситуации вроде "все равно у нас уже столько функций у этого робота, и раз уж мы так долго работаем над первой версией, давайте еще уж за компанию научим робота мыть посуду и варить кофе". Риски того, что конечный продукт окажется неудобным, слишком дорогим из-за навороченного функционала и сложным в освоении становятся неоправданно высоки.

И если разобраться, корневой причиной многих неудачных продуктов, решений, изделий часто оказывается неверно выбранный подход к работе большими партиями.

Что же с этим всем делать?

1. Стремиться к построению кросс-функциональных проектных команд вместо отдельных функциональных отделов, работающих последовательно. Если будет несколько проектных команд, состоящих из конструкторов, инженеров, маркетологов и так далее - из людей, обладающих всеми необходимы навыками для создания составляющей продукта (например, одной запчасти робота-уборщицы), каждая из которых будет работать над своей составной частью единого проекта, если у всех людей из команды будет одна цель - эффективное создание конечно продукта - а не эффективное выполнение своей только проектной активности, то прирост эффективности обычно бывает весьма ощутим.

2. Стремиться к итеративной работе, декомпозиции всего продукта, на небольшие функциональные составляющие, которые можно сделать в рамках весьма ограниченного промежутка времени и провести исследование удобства использования этой части продукта и другие активности, позволяющие оценить, в правильном ли направлении идет создание продукта или же требуются радикальное вмешательство и смена стратегического направления проекта.

Документы и выборы

Когда мне предлагается к прочтению 246-истраничная предвыборная программа кандидата в мэры или президенты или ещё в кого-нибудь очень важного для меня лично, города, страны или планеты, у меня возникает непреодолимое желание сразу же закрыть эту программу и больше никогда не читать ее и иже с ними, а также вообще забыть про свой гражданский долг и никогда никого не выбирать.
Все дело в огромном объёме "воды", сложности, формальности, юристскоязычности таких документов. Думаю, многие испытывали похожие чувства, если хоть раз брали в руки предвыборную программу. Подобные документы пишутся для широкого круга избирателей, целевая группа - это очень разные люди, которые должны на основе таких документов сделать осознанный выбор, проголосовать за того, кто им ближе по целям, мыслям и вообще соответствует их ожиданиям создателя того варианта будущего, которое им наиболее подходит. Так, в идеале предполагается, что каждый сможет выбрать максимально интересного им кандидата из представленных. Но для этого нужно прочитать такие 246-истраничные документы каждого избираемого!
И когда начинаешь, осознавать это, становится более понятно почему некоторые женщины голосуют за одного президента, потому что у него "мужественные усы и брутальный подбородок", а другие мужчины - за очередного мэра за то, что он "мужик!".

Да, может быть, ряд людей делает это не очень задумываясь. Но, если разобраться, корневой причиной может быть простое не желание тратить своё время на прочтение нескольких тысяч страниц предвыборных программ, чтобы осознанно сделать выбор, или же просто отсутствие такого количества свободного времени.

У меня сразу проскакивает аналогия с software-разработчиками, не любящими читать многотомные спецификации, над которыми месяцами или годами трудились аналитики. Поэтому все большую популярность начинает приобретать легковесный формат спецификации требований в виде User Stories, подкрепленный визуализацией - диаграммами, схемами, скриншотами или макетами интерфейса, а ещё лучше видео со звуком или "кликабельным" прототипом. Как показывает практика, это даёт максимальный эффект - понимание целевой аудитории, экономия времени как того, кто оформляет документ, так того, кому он адресован. Образность, визуализация и фокус на нуждах целевой группы пользователей - ключ к успеху.

Возвращаясь к предвыборным программам, да, конечно есть тезисы. Это лучше, чем ничего. Обычно в тезисах пишутся общие, примерно одинаковые и предназначенные для всех лозунги и призывы, вроде "всем бесплатное образование, здравоохранение и т.п.". Это не даёт полного представления, за счёт чего планируется обеспечить эту "бесплатность", кто, что и как будет делать. Обычно тут не хватает также выделения групп пользователей этого сервиса, всем предлагается примерно одинаковое.

Так что я хочу сказать...
Было бы здорово использовать вместо программ, тезисов и рекламных роликов, где показывается физиономия кандидата, по сути зачитывающего текст тезисов, то что уже и так работает в современном мире, работе, социальных сетях. Аналоги User Story - короткие видеоролики, направленные на целевую группу с инфографикой, комиксами, картинки с емкими подписями, интерактивные небольшие приложения - должны сработать.
Да, я понимаю, негативную сторону засилья картинок с котиками,  комиксов без текста, демотиваторов в соц.сетях, роликов на YouTube - всего бессмысленного легковесного добра, которое убивает время миллионов людей. Поколения перестают читать, мыслить, мечтать, говорить, думать... Но я не об этом. Читать всяко интереснее художественную или бизнес книжку, нежели предвыборную программу на 246 страниц. Но черт возьми, этот способ подачи информации работает - иначе бы миллионов людей, проводящих огрмную часть своего времени в соц.сетях не существовало.
Я тут о том, что кандидатам во что-то важное и полезное было бы логично предложить людям, ценящим своё время, сервис представления своей программы в виде, который я описал выше. Способы, которые задействуют образное мышление, а также более одного варианта восприятия информации - всегда эффективнее. А фокусирование на нуждах разных целевых групп даст совсем уже непобедимое конкурентное преимущество.

Господа и дамы из предвыборных штабов: идея на миллион. Отдаю вам совершенно задаром :) Это даст вашему кандидату некоторую фору в пердвыборной гонке, а вам лично позволит сделать прекрасную карьеру. Это вам как пример выделения целевых групп для User Story и фокусирования на их нуждах :)

Если следующим шагом улучшений (пред)выборного механизма станет формирование Definition of Done для предвыборных обещаний и публичная демонстрация сделанной работы, наш мир станет намного лучше и ... честее, чтоли.

P.S. Все вышесказанное относится к честным выборам, когда заранее неизвестен кандидат, который должен одержать победу, и все имеют одинаковые возможности ;)